Waarom is agile werken in de zorg uitdagend? De zorg kent grote verschillen met de sector waar Agile werken vandaan komt. Het vindt tenslotte zijn oorsprong in de software- en IT-sector, waarbij scrumteams snel en flexibel werken om wendbaar te blijven in een snel veranderende omgeving. Ook de zorg moet wendbaar zijn vanwege digitalisering, oplopende kosten en steeds minder personeel, maar het is in de praktijk lang niet altijd haalbaar om de complete werkwijze te kopiëren.

Wij vonden het dan ook tijd voor een verdiepingsslag om het gedachtegoed beter te kunnen integreren in onze projecten. Eerst met een interactieve training van Drive gericht op Agile werken in de zorg, vervolgens met de nodige scrumcertificaten binnen het team. Wil je zelf meer weten over Agile en Scrum? Dan raden wij deze leerzame video van 15 minuten aan die alle basisconcepten helder toelicht.

Onze ervaringen bevestigen dat Agile werken in zorgorganisaties enorm waardevol kan zijn, maar dat het kiezen van de juiste elementen essentieel is. Daarom lichten wij drie elementen toe die in onze ogen passend zijn voor de zorg.

Agile element 1: Daily Scrum

“Steeds checken wie waarop zit te wachten binnen een project”

Goede teams bestaan uit allerlei verschillende mensen. Die multidisciplinaire aanpak is waardevol, maar kan er wel voor zorgen dat niet iedereen dezelfde verwachtingen heeft.

Binnen Agile werk je met een daily scrum, een korte meeting waarin iedereen incheckt en doelen bijgesteld kunnen worden. Wij zien dat het verifiëren van de verwachtingen tijdens iedere meeting ervoor zorgt dat je veel beter naar het gezamenlijk doel kunt toewerken.

De waarde van een daily scrum is duidelijk, maar het kan bij zorgorganisaties meestal niet dagelijks ingezet worden. Teamleden werken immers niet fulltime aan een project en hebben vaak te maken met werkroosters die de beschikbaarheid beïnvloeden. Dat wil niet zeggen dat het helemaal niet toegepast kan worden: pas simpelweg de frequentie aan naar wat bij het team past. Het gaat om de korte check-in die ook op minder frequente basis waardevol kan zijn.

Agile element 2: Sprint Review

“Samen worden veel kleine stappen groot”

Goede communicatie, een duidelijke organisatiestructuur en snel kunnen schakelen bieden handvatten om het complexe behapbaar te maken. Dat is de kern van Agile scrum. Waar projecten zich vaak richten op het behalen van grote resultaten, kunnen juist consistente en kleine stappen veel waarde leveren.

Korte sprints zorgen voor afgebakende werkzaamheden en tastbaar resultaat. Door tussentijdse resultaten te delen tijdens de Sprint Review kunnen stakeholders snel feedback leveren en blijft het project op koers liggen.

Bij onze projecten zien we dat hier een grote uitdaging ligt. De neiging om te wachten op een eindproduct zit diepgeworteld, maar juist het delen van tastbare tussenresultaten zorgt voor draagvlak, transparantie en wendbaarheid. Wij brengen dit in de praktijk door bijvoorbeeld een tussentijdse infographic te delen of een interactieve workshop te organiseren met alle betrokkenen.

Agile element 3: inspectie, transparantie en wendbaarheid creëren met visualiseringstools

‘’Visualiseringstools helpen echt om snel op één lijn te komen met het projectteam”

Visualiseringstools zoals tekeningen, afbeeldingen, slides of infographics zijn doeltreffend en continue bruikbaar tijdens projecten. De Agile werkwijze steunt op drie pilaren: inspectie, transparantie en wendbaarheid. Visualiseren geeft je de kans om binnen een team snel, open en duidelijk te werken met elkaar.

In de praktijk zien wij enerzijds dat teams een drempel over moeten om daadwerkelijk te tekenen of op een andere manier visueel te communiceren, anderzijds zien we hoe effectief visualiseringstools zijn. Tijdens meetings met zorgprofessionals is er vaak weinig tijd en visualiseren is dan een efficiënte manier om ontwikkelingen te toetsen. Onze ervaring leert dan ook dat zodra een team over de drempel is gestapt, er snelle en zinvolle inbreng volgt. Zelfs bij onze projecten met blinden en slechtzienden zijn er mogelijkheden én is er meerwaarde met visualiseren.

Agile werken in de zorg is maatwerk

Met deze drie voorbeelden laten wij zien dat er veel raakvlakken zijn om meerwaarde te creëren met Agile in de zorg. Wij zijn van mening dat het uitproberen en kiezen van geschikte elementen hierbij essentieel is; een zorgteam is geen software development team en kan daarom niet de volledige werkwijze zonder meer overnemen. De juiste elementen kunnen daarentegen zorgen voor vernieuwing en wendbaarheid om innovatie in de zorg tastbaar te maken.

Meer weten over het onderwerp of verder praten? Neem gerust contact met ons op.